Definição de Gerenciamento Eletrônico de Documentos ( GED )
De forma sucinta, o
gerenciamento eletrônico de documentos fornece soluções práticas para o controle documental do empreendimento. A forma mais comum de utilização é através de acesso web, ou por intranet, de forma a acessar versões digitais de documentos relevantes.
Vantagens na Utilização de Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Primordialmente, a principal vantagem na utilização de sistemas baseados no
gerenciamento eletrônico de documentos, é a otimização to tempo na busca dos mesmos, além de economia em espaço físico destinado ao arquivamento e acesso.
Analogamente, as maneiras tradicionais para arquivamento de informação documental física são em armários separados por relevância e ordem alfabética. Desta forma, é necessário um espaço físico que garanta condições, tanto para manejamento dos mesmos, quanto segurança para que não haja
depreciação e perda da informação.
Com a implantação de sistemas baseados em
GED, há grande economia em espaço físico destinado ao arquivamento, pois o mesmo pode ser re-alocado, ou mesmo tendo uma redução significativa de espaço. Desta forma, mantendo somente documentos imprescindíveis, realocando o restante do espaço para outras atividades.
Desvantagens do GED
De forma geral, não há desvantagens na implantação de sistemas baseados em
GED. Há única necessidade é que alguns empreendimentos necessitam das cópias originais de tais documentos, impossibilitando a total eficiência da implantação, baseados da não necessidade de arquivamento local.
Principais Aplicações na Gestão Eletrônica de Documentos ( GED )
Como exemplo, temos a implantação
GED baseada em
gestão eletrônica de documentos vitais, que é amplamente utilizada nos documentos que necessitam consultas mais freqüentes, ou mesmo manuseio. Como exemplo, podemos citar na área de saúde, os prontuários, e na área de gestão de empreendimentos, os contratos e afins.
É possível citar também, a área básica da implantação
GED, que é a
digitalização de documentos de manuseio freqüente. Basicamente, os documentos físicos são digitalizados através de aparelhos de digitalização profissional, afim de manter uma cópia digital de fácil acesso.
Um ponto chave no
gerenciamento eletrônico de documentos é a
organização e controle de arquivos e documentos. Através de uma metodologia diferenciada, é feito um trabalho de organização e controle de acesso para os documentos. Assim, otimizando os processos de busca, tanto física, quanto digital obtendo o máximo em eficiência em acesso.
Há também a possibilidade de
gerenciamento documental, voltado a
gestão de mídias eletrônicas. É o processo de implantação de um sistema
GED, só que o mesmo possui acesso a mídias eletrônicas, ao invés de sistemas web interligados.