Saiba o que é GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Definição de Gerenciamento Eletrônico de Documentos ( GED )

De forma sucinta, o gerenciamento eletrônico de documentos fornece soluções práticas para o controle documental do empreendimento. A forma mais comum de utilização é através de acesso web, ou por intranet, de forma a acessar versões digitais de documentos relevantes.

Vantagens na Utilização de Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Primordialmente, a principal vantagem na utilização de sistemas baseados no gerenciamento eletrônico de documentos, é a otimização to tempo na busca dos mesmos, além de economia em espaço físico destinado ao arquivamento e acesso.
Analogamente, as maneiras tradicionais para arquivamento de informação documental física são em armários separados por relevância e ordem alfabética. Desta forma, é necessário um espaço físico que garanta condições, tanto para manejamento dos mesmos, quanto segurança para que não haja depreciação e perda da informação.
Com a implantação de sistemas baseados em GED, há grande economia em espaço físico destinado ao arquivamento, pois o mesmo pode ser re-alocado, ou mesmo tendo uma redução significativa de espaço. Desta forma, mantendo somente documentos imprescindíveis, realocando o restante do espaço para outras atividades.

Desvantagens do GED

De forma geral, não há desvantagens na implantação de sistemas baseados em GED. Há única necessidade é que alguns empreendimentos necessitam das cópias originais de tais documentos, impossibilitando a total eficiência da implantação, baseados da não necessidade de arquivamento local.

Principais Aplicações na Gestão Eletrônica de Documentos ( GED )

Como exemplo, temos a implantação GED baseada em gestão eletrônica de documentos vitais, que é amplamente utilizada nos documentos que necessitam consultas mais freqüentes, ou mesmo manuseio. Como exemplo, podemos citar na área de saúde, os prontuários, e na área de gestão de empreendimentos, os contratos e afins.
É possível citar também, a área básica da implantação GED, que é a digitalização de documentos de manuseio freqüente. Basicamente, os documentos físicos são digitalizados através de aparelhos de digitalização profissional, afim de manter uma cópia digital de fácil acesso.
Um ponto chave no gerenciamento eletrônico de documentos é a organização e controle de arquivos e documentos. Através de uma metodologia diferenciada, é feito um trabalho de organização e controle de acesso para os documentos. Assim, otimizando os processos de busca, tanto física, quanto digital obtendo o máximo em eficiência em acesso.
Há também a possibilidade de gerenciamento documental, voltado a gestão de mídias eletrônicas. É o processo de implantação de um sistema GED, só que o mesmo possui acesso a mídias eletrônicas, ao invés de sistemas web interligados.