Fluxo de Trabalho ( Workflow ) e Gestão Eletrônica de Documentos

Workflow, Racionalização do Trabalho e Gestão Eletrônica de Documentos

Workflow ou Fluxo de Trabalho é o processo onde as empresas estabelecem meios de automatizar e racionalizar os seus processos de negócio, estabelecendo melhores maneiras para realizar o trabalho dentro de uma organização. Quanto o fluxo de trabalho e atividades de uma empresa está otimizado, temos um enorme ganho tanto em eficiência, custos e até mesmo em produtividade, já que as atividades já foram previamente planejadas e descritas, não se perde mais tempo elaborando e repensando estratégias todas vez que um problema semelhante ocorre.
No contexto da administração e gestão da informação modernas, para poder se implementar um sistema eficiente de Workflow, como parte integrante do mesmo com certeza temos que implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos ( GED ). A lógica é simples: como podemos racionalizar e organizar o método de trabalho de uma empresa se as informações dentro da mesma se encontram mau organizadas e são produzidas de forma caótica ?

No caso descrito acima o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos passa a ser parte integrante do sistema de Workflow, compondo um mecanismo ainda maior. Ao invés de termos um sistema simples de gestão eletrônica de documentos, temos um sistema chamado WfMs ( Workflow Management System ) que engloba além do processo de gestão da informação, também toda a questão do uso correto e racional da mesma, um sistema onde documentos, informações, dados e tarefas são repassados a todos os profissionais envolvidos, segundo um conjunto pré-estabelecido de regras e procedimentos.

Beneficios Trazidos para as Empresas que Adotam Sistemas de Workflow + Gestão Eletrônica de Documentos

Sistemas integrados de gestão eletrônica de documentos e gestão de processos de trabalho, trazem os seguintes benefícios para a sua empresa:

• Integração de documentos, processos, personagens, sistemas de informação e conhecimentos gerais dentro da empresa em uma única esfera.
• Melhor controle do acervo documental ( digitalizado e físico ), tanto do ponto da produção da informação, quanto do uso da mesma, empregando em conjunto as ferramentas de controle do sistema de gestão eletrônica de documentos  e também do sistema de workflow
• Direcionamento do conhecimento da empresa do nível de pessoa para o nível de empresa, desta maneira o trabalho fica mais racional e menos dependente do talento e conhecimento individuais.
• Mapeamento e controle do fluxo das informações: com um processo mais organização de gestão e produção de documentos podemos controlar melhor por quem, onde e quando as informações foram acessadas
• Eliminação ou redução da necessidade de mecanismos manuais de controle tais como cadernetas ou fichários, que estão mais sujeitos a erros e interferências do que sistemas eletrônicos de gestão de documentos.
• Digitalização de documentos que anteriormente se encontravam em papel e restritos a poucas pessoas, para o formato eletrônico que é mais simples de ser distribuido e controlado
• Melhor controle dos prazos e detalhes relativos ao organograma dos projetos, já que vai ser possivel controlar quem e quando cada documento foi acessado
• Registro unificado do histórico dos projetos, bem como quais informações foram utilizadas nos mesmos.

As informações são o maior patrimônio de uma empresa. Gerencia-las de modo eficiente e simples, faz toda a diferença para uma organização que quer se modernizar e se tornar mais competitiva.